Administración Municipal

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La Administración Municipal es la unidad encargada de asesorar al alcalde en la gestión permanente de la  municipalidad, ejercer la  coordinación interna, asesorar en la ejecución del plan anual y en toda otra función que el alcalde le delegue, dentro del ámbito de sus competencias. El administrador municipal es el segundo cargo en jerarquía dentro de la municipalidad y en tal calidad le corresponde ejercer la función de alcalde subrogante, ante la ausencia del titular.

El Administrador Municipal depende directamente del Alcalde y tiene las siguientes funciones generales:

  • Colaborar con el Alcalde en las tareas de coordinación y gestión permanente de todas las unidades municipales, de acuerdo a las instrucciones que aquél le imparta;
  • Colaborar con el Alcalde en la elaboración y seguimiento del Plan Anual de Acción Municipal;
  • Ejercer las atribuciones que le delegue expresamente el Alcalde, en conformidad con la Ley, y las demás funciones que se le encomiendan en este reglamento, sin perjuicio que la delegación debe limitarse a las funciones vinculadas al cargo de Administrador Municipal.

Para el cumplimiento de sus funciones, el Administrador Municipal podrá tener el apoyo administrativo, técnico y profesional que le asigne el Alcalde.

El Administrador Municipal tiene además las siguientes funciones específicas:

  • Presidir y coordinar el funcionamiento de los Comités que se establezcan para la coordinación municipal u otros.
  • Adoptar las providencias necesarias para el adecuado cumplimiento de las políticas, planes, programas y proyectos municipales, que se relacionen con la gestión interna del Municipio;
  • Colaborar con las unidades correspondientes en la preparación y elaboración de los instrumentos de gestión municipal y formulación de políticas de gestión interna.
  • Realizar labores de articulación de equipos de trabajo y participar en la elaboración de los Planes de Capacitación del Personal.
  • Analizar las instrucciones, reglamentos, manuales de organización, procedimientos y descripción de cargos escritos, a fin de comprobar su utilidad y actualización, de acuerdo a la normativa vigente. En caso de no contar con estos instrumentos, deberá dirigir y supervisar su elaboración por las unidades respectivas.
  • Coordinar las acciones para el cumplimiento de las funciones de la estructura organizacional y los futuros cambios y ajustes que ésta requiera.
  • Elaborar, proponer y programar en coordinación con otras unidades municipales, los gastos de inversión en la Municipalidad necesarios para la adecuada Gestión Municipal y los gastos de operación.
  • Establecer y mantener una estructura de comunicaciones y coordinación interna que vele por el buen funcionamiento institucional.
  • Colaborar en la planificación y coordinación con otras unidades municipales, medidas tendientes a prevenir riesgos y solucionar problemas derivados de una situación de emergencia.
  • Coordinar y controlar los planes y programas de fiscalización en materia de tránsito, obras y patentes comerciales, industriales, profesionales y alcoholes.
  • Firmar bajo la fórmula “Por orden del Alcalde“, documentos u oficios de mero trámite que tenga relación con sus funciones, previa delegación del Alcalde.

El Administrador Municipal tiene las unidades que se indican a continuación con sus correspondientes funciones:

SECCION DE RELACIONES PÚBLICAS: Su objetivo será mantener una eficiente y amplia relación entre la municipalidad y la comunidad, elaborando para ello un completo programa de relaciones públicas, como asimismo, proyectar la imagen de la municipalidad a la opinión pública, comunal y nacional, dando a conocer las acciones que esta entidad realiza.

Sus funciones específicas serán las siguientes:

  • Informar y asesorar al Alcalde en materias relativas a los planteamientos públicos  de las autoridades y vecinos con respecto a las inquietudes y problemas de carácter comunal y particular.
  • Asesorar al Alcalde en todas las materias relativas a Relaciones Públicas, Comunicación Social y Protocolo a la municipalidad.
  • Planear, organizar y dirigir la preparación de comunicaciones al público o a quién corresponda sobre acciones, decisiones  y puntos de vista de la municipalidad.
  • Crear y elaborar programas especiales de difusión que consisten el interés de la comunidad, para que colaboren en los programas del municipio.
  • Preparar permanentemente boletines con información municipal, en forma especial sobre materias de carácter social y darlos a conocer a través de las Radio emisoras locales.  También publicar periódicamente un boletín informativo municipal, cuando así lo decida el Alcalde y/o Concejo.
  • Mantener un archivo permanente de prensa y otras publicaciones que permitan redactar comentarios, aclaraciones y desmentidos.
  • Proponer y programar la realización de conferencias de prensa, entrevistas, reuniones y otras actividades similares.
  • Organizar y dirigir el protocolo en los eventos o ceremonias oficiales que efectúe la municipalidad y cursar las invitaciones  a las autoridades correspondientes.
  • Llevar todo el control de las invitaciones hechas al Sr. Alcalde, presentando las excusas y agradecimientos, cuando así lo ordene.
  • Mantener al día un listado con las efemérides más importantes y enviar oportunamente las felicitaciones a quién corresponda.
  • Mantener al día la lista de protocolo, de autoridades al nivel nacional.
  • Confeccionar y mantener actualizado un Diario Mural que incluya todas las materias de interés para la municipalidad.
  • Tener a  su cargo el equipo de Amplificación, podium, bandera, sala de sesiones y su implementación.
  • Preparar anualmente la Cuenta Pública del Alcalde, debiendo coordinarse con el resto de los departamentos para recepcionar los antecedentes que sean necesarios.
  • Organizar y coordinar con el resto de las unidades si fuera necesario, las actividades municipales, tales como, Aniversario de la Ciudad, Fiestas Patrias, etc.
  • Otras funciones que le asigne el Alcalde, de conformidad con la legislación vigente y que no sea de aquellas que la Ley asigna a otras Unidades.

SECCION AYUDANTÍA: Dependerá directamente de la Secretaría Municipal y tendrá las siguientes funciones específicas:

  • Prestar la colaboración que le solicite el Administrador Municipal en materias propias de su cargo y en especial en lo que diga relación con labores administrativas.
  • Atención de personas que soliciten audiencias con el Alcalde, para lo cual deberá llevar un libro de registro.
  • Llevar la agenda de compromisos de la autoridad edilicia, comunicándole el día anterior la actividad a desarrollar.

OFICINA DE SERVICIOS GENERALES: Tendrá por objetivo realizar todas las actividades necesarias para la seguridad y mantención de los bienes municipales, como asimismo, el buen estado y conservación de éstos.

Sus funciones específicas son las siguientes:

  • Dirigir, coordinar y controlar la mantención, seguridad y aseo ornato de las dependencias municipales.
  • Supervigilar el uso y buen estado de los bienes de la municipalidad, tales como: equipo de amplificación, podium, mástiles, banderas, sillas, etc.
  • Efectuar tareas destinadas a la disposición y utilización de los medios de comunicación de la municipalidad.
  • Supervisar  y controlar que se mantenga en buen estado las máquinas en uso en la municipalidad.
  • Mantener registro y control de los vehículos ubicados en la playa del estacionamiento municipal.
  • Mantener permanentemente aseado y en orden el patio del edificio consistorial.
  • Retirar diariamente la correspondencia de la Oficina de Correos de Chile y/u otra que se le indique y entregarla oportunamente a la Oficial de Partes.
  • Abrir y cerrar personalmente en forma diaria, salvo circunstancias especiales, la puerta principal y de salida al patio del edificio consistorial, debiendo velar porque al término de las labores diarias, queden tanto las puertas y ventanas cerradas, la luz cortada, como asimismo, velar por que no exista fuga de agua, gas y otros análogos que signifiquen gastos innecesarios.
  • Distribuir correspondencia e invitaciones cuando así se lo solicite la Oficial de Partes.
  • Mantener atención permanente para el buen estado de las Oficinas municipales, (electricidad, carpintería, agua potable, etc.).
  • Confeccionar cuando le sea requerido tanto por los Jefes de Departamento como por la Oficial de Partes, los legajos de las distintas materias del quehacer administrativo municipal.
  • Otras que le soliciten los Jefes de Departamentos y que tenga directa relación con su cargo.

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