Secretaría Municipal

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La Secretaría Municipal tiene como objetivo entregar un adecuado apoyo administrativo al Alcalde y al Concejo. Estará a cargo de un Secretario Municipal quien tendrá las siguientes funciones, sin perjuicio de otras que le encomiende el Alcalde de conformidad con la legislación vigente y que no sea de aquellas que la Ley asigna a otras Unidades:

a)    Desarrollar las actividades específicas que le asigna la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades, en relación a la constitución y funcionamiento del Concejo.  Dentro de lo anterior se incluyen el dirigir las actividades de Secretaría administrativa del Alcalde y del concejo y en éste último además, desempeñarse como secretario de actas, si así lo dispone el Reglamento de Funcionamiento Interno del Concejo, y ser el responsable de ello;

b)    Desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales;
Quedan, a título ilustrativo, comprendido dentro de lo anterior, lo siguiente:

b.1)  Confección de actas en general;
b.2) Certificación de hechos municipales, entre ellos, el vencimiento de los plazos para que la municipalidad apruebe transferencias de concesiones para construir y explotar el subsuelo, conforme al Art. 32º bis de la Ley Nº 18.695 ;  certificar las deudas por concepto de patentes, derechos y tasas municipales para efecto de su cobro judicial, conforme al Art. 48º del D.L. Nº  3.063 ;  certificar que se ha agotado los medios de cobro de toda clase de créditos, para que por Decreto Alcaldicio y con Acuerdo del Concejo se declaren incobrables y se castiguen en la contabilidad, conforme al Art. 67º bis del D.L. Nº  3.063  ;
b.3)  Otorgar copias auténticas y certificados;
b.4)  Practicar la notificación de los actos municipales;
b.5)  Transcribir resoluciones municipales.

c)    Autorizar o refrendar los Decretos, Reglamentos y Ordenanzas Municipales, acuerdos del Concejo y las actas.

d)    Cumplir las funciones que le asigna la Ley Nº 19.418, sobre Junta de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias, o que le asignen sus modificaciones.

e)    Dentro de las funciones anteriores se encuentran: Expedir los certificados a que se refiere el Art. 7º de la Ley Nº 19.418 y revisar dentro del término legal los antecedentes de las Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias que se deseen formar y, en su caso, proceder a objetar dicha constitución; llevar los libros y registros actualizados de las Organizaciones Comunitarias territoriales y funcionales.

f)     Actuar como Ministro de Fe para los efectos establecidos en el Art. 177º inciso 2º del Código del Trabajo, esto es actualizar finiquitos y renuncias laborales.

g)    Transcribir  las resoluciones del Alcalde, acuerdos del Concejo, de los Comités, velar por su cumplimiento y mantener un archivo de tal documentación.

h)   Redactar los oficios, circulares, informativos y comunicaciones internas que se le encomienden.

i)     Llevar los registros que se exigen para la constitución y funcionamiento del Concejo Económico y Social, debiendo además actuar como Secretario o Ministro de Fe de ésta última entidad, si así se estipula en el Reglamento Interno.

j)     Tener a su cargo la custodia de las medallas, galvanos y piochas, y llevar el registro sobre la entrega de éstas distinciones.

k)    Cumplir aquellas funciones que el Alcalde le encomiende y suministrar los antecedentes  que requieran las unidades municipales si fuere procedente.

l)     Firmar bajo la fórmula “Por orden del señor Alcalde”, los documentos u oficios de mero trámite que tenga relación con sus funciones, previa delegación del Alcalde.

m)  Llevar un registro correlativo con copia de todas las actas de sesiones del Concejo municipal, debiendo separar aquellas que hayan sido materia de sesiones secretas, siendo responsable del manejo, control y custodia.

n)   Efectuar las actividades de coordinación y de fiscalización de las unidades a su cargo.

o)    Autorizar las actas de acuerdos adoptados en reuniones celebradas conforme al Art. 35, de la Ley de Copropiedad Inmobiliaria, ley 19.357.

p)    Realizar las demás actividades específicas que el Alcalde, el Concejo o la ley le encomienden de conformidad con la legislación vigente y que no correspondan a otras unidades.

q)    Mantener archivos de todas las ordenanzas y reglamentos que se encuentren vigentes.

r)     Dar cumplimiento al Art. 59º de la Ley Nº 18.575, sobre Declaración de Intereses, respecto del Alcalde, Concejales y Funcionarios.

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