Oficina de Partes

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La Sección de Partes, Reclamos y Archivos, dependerá directamente de la Secretaría Municipal y tendrá las siguientes funciones específicas:

a) Mantener un constante flujo, control, archivo y conservación de toda la documentación que ingresa y egresa de la Municipalidad proporcionando en forma rápida y expedita la información que se requiera para la actividad municipal.

b) Mantener registros numerados correlativamente de todos los Decretos Alcaldicios, oficios y demás documentación oficial de la Municipalidad.

c) Tener a su cargo el trámite de ingresos, clasificación y distribución de la correspondencia oficial. Deberá recibir y anotar en un registro que deberá llevarse para tal  efecto toda la correspondencia oficial y demás documentos que ingresen al municipio y proceder a su distribución a las distintas Unidades a que vayan dirigidas, asignándosele en tal registro un número que deberá llevarse en forma correlativa, dejándose constancia de quién proviene, día, mes, año y hora de su recepción, y en su caso, posteriormente estado de tramitación y Unidad en que se encuentra el documento. En caso de correspondencia cerrada dirigida al Alcalde deberá ser entregada al Jefe del Departamento de la misma forma.

d) Proceder al despacho y/o distribución en forma diaria de toda la correspondencia oficial y de los demás documentos entregados por las distintas unidades, previo registro en el libro respectivo.

e) Archivar la correspondencia y demás documentación que se le entregue de acuerdo a su materia, para lo cual deberá llevar los correspondientes registros, siendo responsable del manejo, control, y custodia.

f) Mantener actualizada una nómina con los nombres, teléfono y dirección de las autoridades comunales, regionales, y nacionales, a objeto de permitir una más expedita comunicación.

g) Efectuar una vez finalizado cada año, legajos con clasificación de los distintos documentos recepcionados, procurando no se pierda su correlatividad.

h) Llevar y conservar el archivo central de la documentación oficial del municipio de acuerdo a las técnicas de conservación y clasificación de materias existentes.

i) Proporcionar al público en general la información que se le requiera en cuanto al estado de avance o resolución de alguna petición que hayan formulado a una Unidad del municipio, debiendo mantener un registro al día de solicitudes y autorizaciones y/o respuestas a los mismos, y encargarse de comunicarlo a los interesados cuando se le requiera.

j) Llevar un registro actualizado con copia de todos los Decretos o resoluciones municipales y velar por su custodia y reserva.

k)Mantener registros numerados correlativamente de Decretos, Reglamentos, Ordenanzas, Oficios y demás documentación oficial.

l) Efectuar el manejo y control de uso de la máquina fotocopiadora, fax y de central telefónica.

ll) Recibir y dar tramitación a las presentaciones y redamos que formulen la Ciudadanía local, según el procedimiento que establece la Ordenanza de Participación  Ciudadana.

m) Preocuparse diariamente de que el Encargado de Servicios Generales retire oportunamente de la Oficina de Correos la correspondencia perteneciente al municipio, a falta de éste deberá preocuparse personalmente de ello.

n) Desarrollar las demás actividades que le encomiende el Secretario Municipal de conformidad a la legislación vigente y que digan relación con las materias propias de su cargo.

 

 

 

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